Publikatodays. Sidoarjo- administrasi surat di lingkungan Dinas Perumahan, Permukiman, Cipta Karya dan Tata Ruang (P2CTKR) Kabupaten Sidoarjo menjadi perhatian awak media. Pasalnya, saat menanyakan tindak lanjut surat konfirmasi yang dikirimkan awak media tertanggal 3/7/2026 , awak media sempat diarahkan dari satu bagian ke bagian lain ( di pingpong ) sebelum akhirnya memperoleh penjelasan mengenai posisi surat tersebut.
Kejadian itu berlangsung saat awak media mendatangi kantor Dinas Perumahan Permukiman Cipta Karya dan Tata Ruang ( P2CTKR ) Kabupaten Sidoarjo pada Rabu (26/8/2026) untuk menanyakan jawaban atas surat konfirmasi dan klarifikasi yang sebelumnya telah disampaikan kepada pihak dinas.
Awak media datang dengan membawa tanda terima surat sebagai bukti administratif bahwa surat tersebut telah diterima pihak Dinas P2CTKR Kabupaten Sidoarjo.
Dalam tanda terima tersebut tercantum perihal “Permohonan Konfirmasi dan Klarifikasi”. Tanda terima juga dilengkapi keterangan penerimaan dan tanda tangan pihak penerima.
Berbekal tanda terima tersebut, awak media kemudian meminta kepastian mengenai perkembangan dan jawaban surat kepada Bidang Tata Ruang (Taru).
Namun, ketika Pegawai melakukan pengecekan pada komputer , surat yang dimaksud disebut tidak ditemukan dalam data surat masuk pada bagian tersebut.
Petugas Taru kemudian menghubungi sekretariat Dinas P2CTKR untuk memastikan keberadaan surat.
Dari komunikasi tersebut, pegawai Bidang Taru memperoleh informasi bahwa surat telah mendapatkan disposisi dan diteruskan ke bagian perumahan di lantai 2.
Awak media kemudian mengikuti arahan tersebut dan mendatangi bidang perumahan di lantai 2.
Namun, sesampainya di bidang perumahan, awak media justru diarahkan kembali ke bagian Tata Ruang di lantai 1.
Pegawai bidang perumahan menyampaikan bahwa surat tersebut telah dikirimkan ke bagian Tata Ruang.
Kondisi itu membuat awak media mempertanyakan alur administrasi surat . Sebab, sebelumnya bagian Tata Ruang menyebut surat tidak terlihat dalam database, sementara sekretariat menyampaikan surat telah didisposisikan ke bidang perumahan. Ketika dikonfirmasi ke bidang perumahan, awak media kembali diarahkan ke bagian Tata Ruang.
Merasa belum mendapatkan kepastian, awak media akhirnya kembali ke bagian Taru.
Di sana, awak media kemudian diarahkan kepada Dita, yang disebut sebagai pihak yang menerima disposisi surat tersebut.
Dita memberikan penjelasan bahwa surat konfirmasi sebenarnya telah ditindaklanjuti.
“Surat tersebut sudah kami buatkan jawabannya, namun masih kami revisi karena ada sedikit kekeliruan,” ujar Dita.
Pernyataan Dita sekaligus memberikan titik terang bahwa surat yang ditanyakan awak media telah diterima dan telah masuk dalam proses penyusunan jawaban.
Setelah mendapatkan penjelasan tersebut, awak media kemudian menghadap Triyanto, Kabid Tata Ruang Dinas P2CTKR Kabupaten Sidoarjo.
Dalam pertemuan itu, awak media menyampaikan secara langsung kronologi perjalanan surat, mulai dari pengecekan pada database bagian Taru, komunikasi dengan sekretariat, diarahkan ke bidang perumahan, hingga kembali lagi ke bagian Tata Ruang.
Awak media mempertanyakan mengapa posisi surat yang secara administratif telah memiliki tanda terima sempat tidak dapat diketahui secara jelas ketika dilakukan pengecekan.
Pembicaraan dengan pegawai P2CTKR sempat berlangsung cukup tegang. Namun, situasi tersebut kemudian dapat dikomunikasikan secara baik antara awak media dan pihak Dinas P2CTKR.
Awak media menegaskan bahwa kedatangan tersebut bukan semata-mata untuk meminta jawaban, tetapi juga untuk memastikan proses konfirmasi jurnalistik dapat berjalan dengan jelas.
Sebab, konfirmasi kepada pihak terkait merupakan bagian penting dalam proses jurnalistik, terutama ketika media hendak menyajikan informasi yang menyangkut kepentingan publik.
Triyanto kemudian menyampaikan permintaan maaf atas situasi yang dialami awak media selama menelusuri keberadaan surat tersebut.
“Kami minta maaf,” ujar Triyanto.
Triyanto juga menyampaikan bahwa persoalan tersebut akan menjadi perhatian dan diupayakan untuk diperbaiki agar alur pelayanan administrasi ke depan dapat berjalan lebih baik.
Awak media mengapresiasi sikap Triyanto yang bersedia menerima dan mendengarkan kronologi persoalan tersebut.
Namun demikian, kejadian ini diharapkan tidak berhenti pada permintaan maaf. Perlu ada evaluasi internal terhadap mekanisme penerimaan, pencatatan, disposisi dan pelacakan surat agar keberadaan sebuah surat dapat diketahui secara jelas oleh bidang yang berkepentingan.
Apalagi, dalam kasus ini awak media memiliki tanda terima surat yang menunjukkan bahwa surat konfirmasi telah diterima oleh pihak dinas.
Dengan sistem administrasi yang tertib, setiap surat yang masuk semestinya dapat ditelusuri dengan mudah, mulai dari kapan diterima, kepada siapa didisposisikan, bidang yang menangani hingga sejauh mana proses tindak lanjutnya.
Hal tersebut penting bukan hanya bagi awak media, tetapi juga masyarakat yang membutuhkan pelayanan pemerintahan.
Bagi pers, kejelasan alur surat juga berkaitan dengan pemenuhan hak publik untuk memperoleh informasi yang akurat dan berimbang. Pihak yang dikonfirmasi memiliki ruang untuk memberikan penjelasan, sementara media berkewajiban memberikan informasi secara proporsional.
Awak media berharap Dinas P2CTKR Kabupaten Sidoarjo dapat melakukan pembenahan terhadap alur pelayanan surat-menyurat sehingga masyarakat maupun awak media tidak perlu berpindah-pindah bidang hanya untuk mengetahui posisi sebuah surat.
Eka aristiya Juni artomo
